Пресс-релизы
О нас пишут
 
 
 

CИСТЕМА ЭЛЕКТРОННОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА ORCHID.
КОГДА ВСЁ ПОД РУКОЙ.

СТАТИСТИКА: 30% ПРОЦЕНТОВ ПОРУЧЕНИЙ РУКОВОДСТВА НЕ ВЫПОЛНЯЮТСЯ!

Уже утомился копаться в бесконечной документации. Пока найду то, что нужно в этих бесконечных папках– полдня пройдет! А еще необходимо успеть согласовать, утвердить…Есть ли возможность как-то облегчить работу с документами? Уверен, что тогда мой труд будет гораздо эффективнее!
Дмитрий Салов, специалист по делопроизводству, Белорусский Государственный Университет.

Вы абсолютно правы! Знаете, сколько драгоценного времени тратится впустую из-за неупорядоченности деловой документации? Ученые утверждают, что 30% перемещений сотрудниками по офису связано с поиском бумажных документов. 15% бумажных документов теряются навсегда. На согласование одного единственного документа может уйти 60-70% рабочего времени. И, наконец, до 30% поручений в силу вышеуказанных причин сотрудниками вообще не выполняются!
Но выход найден – удобный и экономичный. Программисты компании «АлтоЛан» разработали комплексную компьютерную систему электронного документооборота «ORCHID». Ее главная задача - управление Вашими документами как внутри локальной компьютерной сети, так и удаленно. Система предусматривает такие возможности, как:

٠ Регистрация документов
٠ Контроль за исполнением документов
٠ Ведение журналов корреспонденции и внутренних документов
٠ Разграничение доступа к документам
٠ Ведение номенклатуры дел для предприятия
٠ Ведение базы корреспондентов предприятия
٠ Почта для каждого пользователя
٠ Почтовый сервер, работающий в Интернет и др.
(Полный список – см. п. «ФУНКЦИИ «ORCHID»)

Существуют и конкретные результаты работы системы. Эксперты изучили ее эффективность на предприятиях и пришли к следующим выводам:

٠ Время поиска любого документа сокращается с нескольких часов до нескольких секунд
٠ Передача документа происходит за 1-3 секунды
٠ Доступ к документам разграничивается гораздо тщательнее и надежнее
٠ Документальные архивы перемещаются из громадных стеллажей в небольшие файлы
٠ Благодаря системе контроля исполнения поручений сотрудники на 30% чаще выполняют поручения в срок
٠ Электронная документация бесследно не пропадает.

Список можно продолжать… Попробуете?

Система ORCHID работает как в пределах небольшого отдела, так и в рамках крупной организации. Она адаптирована к условиям белорусского делопроизводства и легко модернизируется. Система успешно используется в Администрации Президента Республики Беларусь, предприятиях «Белмедтехника», Министерстве здравоохранения, Министерстве жилищно-коммунального хозяйства, Белгоспищепроме и др..
Почему этими уважаемыми организациями была выбрана ORCHID? Ответ прост: работа идет быстрее, когда все под рукой.

ЧТО ПРЕДСТАВЛЯЕТ ИЗ СЕБЯ ORCHID?

Система Orchid содержит весь необходимый инструментарий для успешного управления электронным делопроизводством любой организации. Доказано практикой: в системе один сотрудник обрабатывает в день до 200 документов! Разве можно представить себе такую эффективность при работе с бумагами?

Основные функциональные возможности системы делопроизводства ORCHID следующие:


- Регистрация документов (входящие, исходящие, внутренние, обращения граждан) на основе регистрационно-контрольных карточек РКК.
С помощью РКК осуществляется как регистрация, так и контроль исполнения документов.
-Электронный образ регистрируемых документов непосредственно встраивается в регистрационно-контрольную карточку в виде ссылки или в развернутом виде.
-Визирование, подписание и рассылка исходящих документов по адресатам.
-Рассмотрение документов, задание резолюции, определение исполнителей, контролеров и сроков исполнения.
-Использование многоуровневой иерархической системы Поручений для формирования и контроля заданий или отдельных пунктов общего задания, сформулированных в резолюции РКК.
-Многоуровневый автоматический и визуальный контроль исполнения на основе Сигнальных листков, РКК, Поручений, и множества категоризированных папок и представлений, отображающих документы в разнообразных срезах.
-Ведение журналов входящей, исходящей корреспонденции, внутренних документов и обращений граждан.
-Все действия пользователей протоколируются с занесением имени пользователя, описания действия и времени выполнения и сохраняются в РКК. Также сохраняются в БД все сформированные системой сообщения (сигнальные листки) и выданные задания.
-Удобный и оперативный доступ к документам на основе многочисленных представлений и разнообразных видов поиска, в том числе атрибутного и полнотекстового.
-РКК позволяет хранить любые виды документов (текст, графика, видео, аудио и т.п.) неограниченного объема.
-Оперативное назначение полномочий по доступу к документам через личную карточку сотрудника или группы доступа (типа Читатели или Редакторы).
-Построение разнообразных отчетов как в формате Lotus Notes, так и в MS Word или Excel.
-Ведение номенклатуры дел для предприятия в виде отдельной БД.
-Ведение базы корреспондентов предприятия в виде отдельной БД.
-Поддержка организационной структуры предприятия в виде отдельной БД.
-Встроенные почтовые возможности для каждого пользователя.
-Встроенный почтовый сервер с возможностью работы с почтой Интернет.
-Встроенная “Автоматическая система разграничения доступа” к документам на основе системных функций защиты Lotus Notes в соответствии с заданными полномочиями, именем пользователя, группы доступа, состоянием документа и пр.
-Встроенные Lotus технологии защиты от несанкционированного доступа к базе данных и документам в ней. Система обеспечивает идентификацию и аутентификацию пользователей, и доступ к БД и документам в соответствии с заданными правами.
-Современная архитектура построения. Система Orchid функционирует в архитектуре “клиент-сервер” на основе сервера Lotus Domino и локальных или удаленных клиентов Lotus Notes, с доступом через модем или сеть Интернет. Возможно функционирование в распределенной корпоративной среде с удаленными филиалами в каждом со своим сервером Lotus Domino. Синхронизация и актуальность данных обеспечивается встроенной системой репликации данных между серверами на системном уровне. Репликация может быть реализована как через модем, так и через сеть Интернет.

БАЗЫ ДАННЫХ:

В базах данных документы отображены во множестве папок и представлений. Они сортируются по различным атрибутам (по видам, по корреспондентам, по исполнителям, по состояниям, по срокам исполнения и пр.). Вы можете оперативно анализировать большой поток входящей, исходящей и внутренней корреспонденции. Также довольно удобно контролировать исполнительскую дисциплину сотрудников. А в конечном итоге – быстро принимать правильные решения.
Система делопроизводства ORCHID спроектирована по модульному принципу и состоит из ряда баз данных. В комплект поставки системы Orchid входят максимум 9 баз данных с присущими каждой конкретной базе документами.
Для Вашей компании мы установим все необходимые базы данных:

-“КОНТРОЛЬ” - специализированная база данных, обеспечивает работу с входящей и исходящей корреспонденцией для организаций любого типа. БД содержит ряд встроенных типовых форм для создания документов: Регистрационно-контрольные карточки (РКК) входящего и исходящего документов, карточку поручения, сигнального листка, печатные формы всех вышеперечисленных документов и пр.;
-“КОНТАКТЫ” - справочная база данных, содержит документы, которые описывают организации и контактные лица в них, с которыми осуществляется деловая переписка. Информация из документов этой базы активно используется в подсистемах ORCHID при регистрации входящей и исходящей корреспонденции;
-“НОМЕНКЛАТУРА” - справочная база данных, содержит документы, которые описывают папки дел в соответствии с номенклатурой дел, ведущейся в данном учреждении на текущий делопроизводственный год. Информация из документов этой базы активно используется в подсистемах ORCHID при регистрации документов в соответствии с действующей номенклатурой дел;
-“СТРУКТУРА” - справочная база данных, содержит документы, которые позволяют описать организационную структуру организации и сотрудников с их правами в системе делопроизводства. Информация из документов этой базы, в частности, данные о ролях пользователя, его полном имени, должности и т.п., активно используется в подсистемах ORCHID;
-“АНАЛИЗ” - специализированная база данных, обеспечивает формирование всех видов отчетов для БД “КОНТРОЛЬ”, “ОРД”, “ПРИКАЗЫ” и “КОНТРОЛЬ ОГ ”. Имеется возможность формирования разнообразных отчетов для ведения диспетчерских совещаний (о состоянии исполнительской дисциплины, по контролю и обращениям граждан и пр.) и предоставления в органы, ответственные за государственную отчетность и статистику по документообороту. Отчеты могут быть сформированы как в формате Lotus Notes, так и в формате MS Word или Excel;
-“ОРД” - специализированная база данных, обеспечивает работу с внутренними организационно-распорядительными документами, регулирующими внутрифирменную деятельность организации. К таким документам относятся приказы по разным видам производственной деятельности, протоколы, акты, докладные и служебные записки и другие документы, циркулирующие внутри предприятия;
-“ПРИКАЗЫ” - специализированная база данных, обеспечивает работу с внутренними документами для подчиненных организаций (Приказы, Решения, Постановления). Такие документы исходят из головного предприятия, например, Министерства, и регулируют деятельность подчиненных организаций;
-“КОНТРОЛЬ ОГ” (Обращений граждан) - специализированная база данных, обеспечивает работу с документами обращений граждан. БД содержит ряд встроенных типовых форм для создания документов: Регистрационно-контрольные карточки Обращений граждан и исходящего документа, карточку поручения, сигнального листка, печатные формы всех вышеперечисленных документов и пр.;
- “КАДРЫ” - специализированная база данных, содержит в себе документы, которые обеспечивают ведение кадрового учета и личных дел сотрудников на предприятии на основе учетной карточки "Т-2";

В системе заложены следующие типовые рабочие места:
АРМ "Руководство";
АРМ "Канцелярия";
АРМ "Ответственный за делопроизводство в подразделении";
АРМ "Ответственный за контроль";
АРМ "Ответственный исполнитель".

А КАК ЭТО РАБОТАЕТ?

Механизм обработки документов в системе Orchid можно очень кратко описать следующим образом:

Поступающая и отправляемая корреспонденция регистрируется в канцелярии в соответствии с действующей в Вашей компании номенклатурой дел.
Документы регистрируютсяна основе специальных форм документов – регистрационно-контрольных карточек (РКК).
После регистрации поступивший входящий документ направляется руководству на рассмотрение. Руководство накладывает резолюцию, выбирает ответственного за контроль, исполнителей, определяет срок исполнения документа, и отправляет документ исполнителям на исполнение. Результаты помещаются в РКК в поле "Результаты выполнения". По окончании исполнения документ проверяется и снимается с контроля контролером.
Если требуется согласовать или утвердить исходящий документ,исполнитель направляет его на подпись руководству. Руководство может как подписать исходящий документ, так и отправить его на доработку. Исполнитель дорабатывает документ и повторно направляет его на подпись руководству. После подписи документ направляется в канцелярию для регистрации и отправки адресату.
Кроме входящей и исходящей корреспонденции существуют внутрикорпоративные документы. Их обработка выполняется внутри фирмы без выхода во внешний мир. Подобные документы относятся к типу организационно-распорядительных документов.

И ЧТО В РЕЗУЛЬТАТЕ?

Исследования эффективности, проведенные компанией «АлтоЛан» подтверждают: после установки системы ORCHID существенно снижается объем ручного труда и «крутящихся» бумажных документов. Взгляните на конкретные результаты:

1) Время поиска любого документа сокращается с нескольких часов до 2-5 секунд
2) Передача документа происходит за 1-3 секунды
3) Доступ к документам разграничивается гораздо тщательнее
4) Документальные архивы перемещаются из громадных стеллажей в небольшие файлы
5) Система контроля исполнения поручений не дает сотрудникам забыть о них
6) Электронная документация надежнее бумажной

Подведем итоги: Orchid значительно снижает затраты и повышает производительность. Таким образом соблюдается главное условие удачного бизнеса. Когда все под рукой.

УСТАНОВКА СИСТЕМЫ:

Мы установим и запустим систему в течение двух недель. Этот срок необходим для максимальной адаптации системы к условиям Вашей компании. Кроме того, мы обучим Ваших сотрудников работе в системе Orchid по специальной 20 часовой программе на своих рабочих местах.

ТЕХНИЧЕСКИЕ ТРЕБОВАНИЯ:

Минимальная конфигурация системы – один сервер и пять рабочих мест. Максимальная конфигурация – не ограничена. Возможно множество серверов и клиентских мест в рамках корпоративной информационной среды.

ЗАКАЗ:

Система поставляется в комплектации, необходимой для функционирования системы делопроизводства в конкретной организации.

НЕЗАВИСИМЫЕ СТАТЬИ ОБ “ORCHID”:

     Компьютерная сеть становится не просто почтой
     "Орхидея" - белорусский побег "Lotus"


Скриншоты

Интерфейс базы данных "Контроль" - Интерфейс базы данных "Контроль"

Представление входящих документов в базе данных "Контроль" - Представление входящих документов в базе данных "Контроль"

Представление документов, находящихся на контроле исполнения в базе данных "Контроль" - Представление документов, находящихся на контроле исполнения в базе данных "Контроль"

Интерфейс базы данных "ОРД" - Интерфейс базы данных "ОРД"


Интерфейс базы данных "Приказы" - Интерфейс базы данных "Приказы"


Интерфейс базы данных "Контакты" - Интерфейс базы данных "Контакты"

Интерфейс базы данных "Номенклатура" - Интерфейс базы данных "Номенклатура"

Интерфейс базы данных "Структура" - Интерфейс базы данных "Структура"

Интерфейс базы данных "Анализ" - Интерфейс базы данных "Анализ"

Интерфейс базы данных "Контроль ОГ" - Интерфейс базы данных "Контроль ОГ"

Интерфейс базы данных "Кадры" - Интерфейс базы данных "Кадры"